2024 09 Adaptieve sturingsaanpak in complexe omgevingen
Theorie over sturings- en veranderaanpak
Bij het aanpakken van vraagstukken is het essentieel om eerst het type vraagstuk en de omgevingskenmerken vast te stellen. Vraagstukken kunnen variëren van eenvoudig tot chaotisch, elk met een eigen aanpak. Eenvoudige vraagstukken vereisen gestandaardiseerde oplossingen, terwijl complexe en chaotische vraagstukken een meer adaptieve en lerende benadering vragen. Daarnaast is het belangrijk om de dynamiek van de omgeving te begrijpen, aangezien een dynamische/adaptieve omgeving een flexibele aanpak vereist, terwijl een stabiele omgeving meer gestructureerde veranderingen toestaat. Door deze analyse vooraf te maken, kan effectiever en efficiënter worden gereageerd op uitdagingen en wordt de kans op succes vergroot.
Onderstaand is een vereenvoudigde weergave opgenomen van verschillende type vraagstukken en omgevingen en de verander- of sturingsaanpak die daarbij past:
| Type vraagstuk of omgeving | Kenmerken | Oorzaak-Gevolg Relatie | Verander- en sturingsaanpak |
|---|---|---|---|
| Eenvoudig | Duidelijke en overzichtelijke problemen | Eenvoudige en voorspelbare relaties | Waarnemen, categoriseren, Best practices toepassen |
| Gecompliceerd | Inzicht in de problematiek vereist expertise | Oorzaak- en gevolg relaties kunnen alleen door analyse en met expertise goed worden begrepen | Waarnemen, analyse en expertise inschakelen en 'good practice' implementeren |
| Complex | Onvoorspelbare patronen en verschijningsvormen van problemen en vraagstukken | Dynamische interacties, patronen ontstaan onvoorspelbaar | Onderzoeken, analyseren, reageren, leren en bijsturen (opschalen en remmen) |
| Chaotisch | Onstabiele situaties en onvoorspelbare verschijningsvormen. | Geen herkenbaar patronen, snelle veranderingen | Waarnemen, reageren en stabiliseren |
De fase van 'wanorde' is weggelaten uit de tabel, maar is wel essentieel in het beoordelen van een bestaande praktijk, omdat situaties op voorhand niet eenduidig zijn voor iedereen en mensen een eigen voorkeur hebben om vraagstukken te benaderen. Zo zullen mensen met een sterke projectmatige achtergrond een vraagstuk graag projectmatig oplossen en een expert zal voldoende tijd vragen om een situatie vanuit zijn of haar expertise te onderzoeken, terwijl andere medewerkers snel naar bewezen oplossingen grijpen als vraagstukken op elkaar lijken.
In onderstaande 8.38 minuten durende video legt de Dave Snowden uit hoe het framework is bedoeld en kan worden gebruikt. Deze theorie vormt een goede basis om veranderopgaven in verschillende omgevingen vorm te geven. Hij wijst ook op de valkuilen bij het onjuist taxeren van de omgeving:
Het sociaal domein
In het sociaal domein wordt gewerkt met complexe vraagstukken in de sub domeinen jeugdhulp, maatschappelijke ondersteuning en participatie. Deze vraagstukken zijn dynamisch en onvoorspelbaar door de betrokkenheid van veel verschillende actoren en factoren. Traditionele, gestandaardiseerde oplossingen schieten daarom vaak tekort in het bieden van effectieve en flexibele antwoorden. Hierdoor is een andere benadering noodzakelijk.
Sociaal domein als complex adaptief systeem
Het sociaal domein heeft volgens het bovenstaande Cynefin framework kenmerken van een complex adaptief systeem, waarin verschillende actoren (zoals de gemeenten, regio's, aanbieders, verwijzers, scholen, cliënten) voortdurend op elkaar reageren. Dit leidt tot emergente (onverwachte) patronen en resultaten, waarbij het onmogelijk is om lineaire oorzaak-gevolgrelaties vast te stellen en uitkomsten van interventies te voorspellen. In dergelijke situaties is onzekerheid een gegeven en werkt een 'good practice' (gecompliceerde omgeving) of 'best practice' (eenvoudige vraagstukken) aanpak niet goed. Dat is ook een verklaring waarom een projectmatige aanpak in een veranderopgave in het sociaal domein doorgaans niet tot de gewenste effecten leidt.
Lerende adaptieve aanpak
Gezien de kenmerken van het sociaal domein als een complex adaptief systeem, verdient het aanbeveling om een experimenterende en lerende sturingsstijl te ontwikkelen. De cyclus bestaat uit waarnemen, analyseren, hypothesen ontwikkelen, interventies testen, en leren van de uitkomsten. Dit proces helpt om sneller te kunnen bijsturen op basis van feedback, met als doel continue verbetering en veerkracht te ontwikkelen.
Belangrijk bij het inzetten van interventies in complexe adaptieve omgevingen is acceptatie dat onzekerheid inherent is. In het Cynefin framework wordt gesproken van experimenten, die, als ze niet tot gewenste resultaten leiden worden gestopt en breder worden geïmplementeerd bij succes. Daarbij wordt benadrukt dat de methoden voor opschalen, maar vooral het remmen en stoppen van ongewenste effecten van tevoren meegenomen in de aanpak. Je gaat dus niet 'ongecontroleerd' experimenteren.
Format om meer adaptief explorerend en lerend te werken
We hebben op basis van vorenstaande een eenvoudig format gemaakt om structuur te bieden om te leren sturen via een lerende adaptieve stuurstijl. Het zorgt ervoor dat we samen dezelfde stappen volgen, waardoor de resultaten beter vergelijkbaar en inzichtelijk worden. Bovendien bevordert het efficiëntie en voorkomt het dat cruciale stappen over het hoofd worden gezien tijdens het experimenteren en leren.
| Stap | Beschrijving | Resultaat |
|---|---|---|
| 1. Waarnemen | Welke signalen of data hebben we ontvangen? | |
| 2. Analyseren | Wat zijn de belangrijkste bevindingen of problemen? | |
| 3. Hypothese | Welke hypothese willen we testen? | |
| 4. Interventie | Welke acties gaan we uitvoeren om de hypothese te testen? Hoe remmen we ongewenste ontwikkelingen en hoe schalen we succes op? | |
| 5. Leren | Wat hebben we geleerd van de resultaten? Hoe gaan we verder? |
De praktijk
Samenwerken en veranderen blijft mensenwerk, en dat maakt het boeiend. Deze theorie helpt vraagstukken inzichtelijker en hanteerbaarder te maken, vooral in complexe omgevingen zoals het sociaal domein. Door samen de kenmerken van de omgeving vast te stellen, slim actorenmanagement toe te passen en goede feedbackloops op te zetten, kan flexibeler worden ingespeeld op wat zich aandient.
Het Cynefin Framework is een waardevol hulpmiddel om samenwerkingen in dynamische netwerken soepeler te laten verlopen. Met een lerende aanpak en een open blik kunnen complexe vraagstukken beter worden benaderd, wat ruimte biedt voor nieuwe kansen en groei.
Complexe vraagstukken worden niet eenvoudig oplosbaar, maar met een lerende aanpak ontstaan wel meer mogelijkheden om ze effectiever te benaderen, de samenwerking beter te stroomlijnen en de kansen op verbetering te vergroten.