Theorie over sturings- en veranderaanpak
Bij het aanpakken van vraagstukken is het essentieel om eerst het type vraagstuk en de omgevingskenmerken vast te stellen. De context en aard van vraagstukken kan variëren van eenvoudig tot chaotisch, elk type vraagt een eigen aanpak. Eenvoudige vraagstukken laten gestandaardiseerde oplossingen toe, terwijl complexe vraagstukken een meer adaptieve en lerende benadering vragen. Door deze analyse vooraf te maken, kan effectiever en efficiënter worden gereageerd op uitdagingen en wordt de kans op succes vergroot.
Onderstaand is een vereenvoudigde weergave opgenomen van verschillende type vraagstukken, context en de verander- of sturingsaanpak die daarbij past:
| Type vraagstuk of omgeving | Kenmerken | Oorzaak-Gevolg Relatie | Verander- en sturingsaanpak |
|---|---|---|---|
| Eenvoudig | Duidelijke en overzichtelijke problemen | Eenvoudige en voorspelbare (lineaire) oorzaak en gevolg-relaties | Waarnemen, categoriseren, Best practices toepassen |
| Gecompliceerd | Inzicht in de problematiek vereist expertise | Oorzaak- en gevolg relaties kunnen alleen door analyse en met expertise goed worden begrepen | Waarnemen, analyse en expertise inschakelen en 'good practice' implementeren |
| Complex | Onvoorspelbare patronen en verschijningsvormen van problemen en vraagstukken | Dynamische interacties, patronen 'ontstaan' en zijn vooraf niet voorspelbaar | Onderzoeken, analyseren, reageren, leren en bijsturen (opschalen en remmen) |
| Chaotisch | Onstabiele situaties en onvoorspelbare verschijningsvormen | Geen herkenbaar patronen, snelle veranderingen | Waarnemen, reageren en stabiliseren |
De fase van 'wanorde' is weggelaten uit de tabel, maar is wel essentieel in het beoordelen van een bestaande praktijk, omdat situaties op voorhand niet eenduidig zijn voor iedereen en mensen een eigen voorkeur hebben om vraagstukken te benaderen. Zo zullen mensen met een sterke projectmatige achtergrond een vraagstuk graag projectmatig oplossen en een expert zal voldoende tijd vragen om een situatie vanuit zijn of haar expertise te onderzoeken, terwijl andere medewerkers snel naar bewezen oplossingen grijpen als vraagstukken op elkaar lijken.
In onderstaande 8.38 minuten durende video legt de Dave Snowden het Cynefin framework uit en hoe het kan worden gebruikt. Dit framework biedt handvatten en een structuur om veranderopgaven in verschillende omgevingen vorm te geven. Hij wijst ook op de valkuilen bij het onjuist taxeren van de omgeving:
Het sociaal domein
Het sociaal domein wordt gekenmerkt door complexe vraagstukken in de subdomeinen jeugdhulp, maatschappelijke ondersteuning en participatie. Deze vraagstukken zijn dynamisch en onvoorspelbaar door de betrokkenheid van veel verschillende actoren en factoren. Traditionele, gestandaardiseerde oplossingen schieten daarom vaak tekort in het bieden van effectieve antwoorden op vraagstukken die zich manifesteren. Hierdoor is een andere benadering noodzakelijk.
Sociaal domein als complex adaptief systeem
Het sociaal domein heeft volgens het bovenstaande Cynefin framework kenmerken van een complex adaptief systeem, waarin verschillende actoren (zoals de gemeenten, regio's, aanbieders, verwijzers, scholen, cliënten) voortdurend op elkaar reageren. Dit leidt tot emergente (onverwachte) patronen en resultaten, waarbij het onmogelijk is om lineaire oorzaak-gevolg-relaties vast te stellen en uitkomsten van interventies te voorspellen. In dergelijke situaties is onzekerheid een gegeven en werkt een 'good practice' (gecompliceerde omgeving) of 'best practice' (eenvoudige vraagstukken) aanpak niet goed. Dat is ook een verklaring waarom een projectmatige aanpak in een veranderopgave in het sociaal domein doorgaans niet tot de gewenste effecten leidt.
Lerende adaptieve aanpak
Gezien de kenmerken van het sociaal domein als een complex adaptief systeem, verdient het aanbeveling om een experimenterende en lerende sturingsstijl te ontwikkelen. De cyclus bestaat uit waarnemen, analyseren, hypothesen ontwikkelen, interventies testen, en leren van de uitkomsten. Dit proces helpt om sneller te kunnen bijsturen op basis van feedback, met als doel continue verbetering en veerkracht te ontwikkelen.
Belangrijk bij het inzetten van interventies in complexe adaptieve omgevingen is acceptatie dat onzekerheid inherent is en niet gelegen is in gebrek aan inzicht, zorgvuldige analyse of inadequaat ontwerp van interventies. In het Cynefin framework wordt gesproken van experimenten, die, als ze niet tot gewenste resultaten leiden worden gestopt en breder worden geïmplementeerd bij succes. Daarbij wordt benadrukt dat de methoden voor opschalen, maar vooral het remmen, kaderen en stoppen van ongewenste effecten worden meegenomen in de aanpak. Je gaat dus niet 'ongecontroleerd' experimenteren.
Format om meer adaptief explorerend en lerend te werken
We hebben op basis van vorenstaande een eenvoudig format gemaakt om structuur te bieden bij leren sturen via een lerende adaptieve stuurstijl. Het zorgt ervoor dat samen dezelfde stappen worden doorlopen, waardoor de resultaten beter vergelijkbaar en inzichtelijk worden. Bovendien bevordert het efficiëntie en voorkomt het dat cruciale stappen worden overgeslagen en verleiding ontstaan:
| Stap | Beschrijving | Resultaat |
|---|---|---|
| 1. Waarnemen | Welke signalen of data hebben we ontvangen? | |
| 2. Analyseren | Wat zijn de belangrijkste bevindingen of problemen? | |
| 3. Hypothese | Welke hypothese willen we testen? | |
| 4. Interventie | Welke acties gaan we uitvoeren om de hypothese te testen? Hoe remmen we ongewenste ontwikkelingen en hoe schalen we succes op? | |
| 5. Leren | Wat hebben we geleerd van de resultaten? Hoe gaan we verder? |
De praktijk
Samenwerken en veranderen blijft uiteraard mensenwerk, en dat maakt het boeiend. De theorieën en wetenschappen helpen vraagstukken inzichtelijker en beter hanteerbaar te maken, vooral in complexe omgevingen zoals het sociaal domein. Door samen de kenmerken van de omgeving vast te stellen, slim actorenmanagement toe te passen en goede feedback loops op te zetten, kan flexibeler worden ingespeeld op wat zich aandient.
Het Cynefin Framework is een waardevol hulpmiddel om samenwerkingen in dynamische netwerken soepeler te laten verlopen. Met een lerende aanpak en een open blik kunnen complexe vraagstukken beter worden benaderd, wat ruimte biedt voor nieuwe kansen en groei. Het helpt ook valkuilen te omzeilen van 'laaghangend fruit' gedachten, 'Jip-en-Janneke' redeneringen, het kopiëren van bewezen 'best practices' en 'jumping-to-conclusions'.
Complexe vraagstukken worden niet eenvoudig oplosbaar, maar met een lerende aanpak ontstaan wel meer mogelijkheden om ze effectiever te benaderen, de samenwerking beter te stroomlijnen en de kansen op verbetering te vergroten.